Ha számlákat állítasz ki vagy fogadsz be vállalkozásodban, tudnod kell, hogy ezeket a dokumentumokat törvényi kötelezettség alapján meg kell őrizned. A számlákat legalább 8 évig kell megőrizni olvasható formában.
De a megőrzés nem csak egyszerű tárolást jelent. A dokumentumoknak visszakereshetőnek kell lenniük, és a különböző jogszabályok eltérő követelményeket támasztanak a megőrzési időre nézve.
Ez a szabályozás minden vállalkozóra vonatkozik, függetlenül attól, hogy egyéni vagy társas vállalkozásról van szó. A helyes megőrzési gyakorlat betartása segít elkerülni a hatósági szankciókat és biztosítja, hogy ellenőrzés esetén minden szükséges dokumentumot elő tudj venni.
A számlák megőrzésének jogi alapjai és kötelezettségei
A számlák megőrzése törvényi kötelezettség, amely minden adózóra vonatkozik. A számviteli törvény és az adótörvények egyaránt előírják, hogy mennyi ideig és milyen formában kell megőrizni a számlákat.
Alapvető jogszabályok és törvények a számlák megőrzésére
A számlák megőrzését a 2017. évi CL. törvény (adózás rendjéről szóló törvény (Art.)) szabályozza. Ez a törvény írja elő, hogy mennyi ideig kell megőrizni a számviteli bizonylatokat:
“Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.”
Tehát adózási szempontból az adók megállapításához használatos bizonylatokat az adó megállapításához való jog elévülésig kell megőrizni, azaz 5 évig.
A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) szerint azonban 8 évig kell megőrizni a számlákat, mivel az éves beszámolót, valamint az ezeket alátámasztó bizonylatokat (pl. leltár, főkönyvi kivonat) olvasható formában legalább 8 évig meg kell őrizni. Továbbá 8 évig kell megőrizni a könyvelés alapbizonylatait is (pl. számlák, bankszámlakivonatok).
Az általános forgalmi adóról szóló törvény is előírja a számlák megőrzését. Itt szintén 8 éves megőrzési kötelezettség van.
A társasági adóról szóló törvény ugyanezt a határidőt írja elő. A személyi jövedelemadó törvény egyéni vállalkozók esetében is ezt a szabályt alkalmazza.
Ki köteles a számlák megőrzésére?
Minden adózó, valamint a könyvelő által kezelt vállalkozás köteles megőrizni a számlákat. Ez az előírás egyaránt vonatkozik az egyéni vállalkozókra és a társaságokra.
A könyvvezetési kötelezettséggel rendelkező vállalkozásoknak – könyvelőjük közreműködésével – minden kiállított és beérkezett számlát meg kell őrizniük.
Egyéni vállalkozók esetében a könyvelő segítségével a vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos számlákat kell megőrizni, míg a magáncélú vásárlások számláit nem szükséges megtartani.
Az irat fogalma és jelentősége
A bizonylat minden olyan dokumentum, amely gazdasági eseményt rögzít. A számlák a leggyakoribb bizonylatfajták közé tartoznak.
A számla olyan bizonylat, amely valamilyen szolgáltatás nyújtását vagy termék értékesítését igazolja. Tartalmazza az áfa feltüntetését is.
Az adóhatóság ellenőrzés során bekérheti a számlákat. Ha nem tudod bemutatni őket, bírságot szabhatnak ki.
Megőrzési idő: szabályok és eltérések
A megőrzési idő tekintetében az általános szabályok mellett speciális esetek is léteznek.
Számlák általános megőrzési ideje
A számlák megőrzési ideje általában 8 év. Az alábbi dokumentumokra is ugyanez a szabály érvényes, hiszen a beszámoló elkészítéséhez szükségesek:
- Leltár
- Főkönyvi karton
- Főkönyvi kivonat
- Naplófőkönyv
A 8 éves megőrzési idő minden adózó számára kötelező. Ez alól csak speciális esetekben van kivétel.
Speciális megőrzési idők különböző irattípusoknál
Bizonyos dokumentumok esetében eltérő megőrzési idők érvényesek. A munkaügyi iratok megőrzési ideje más szabályokat követ.
De minimis támogatás dokumentumai
De minimis (csekély összegű) támogatás esetén a támogatás kedvezményezettjének 10 éves megőrzési idővel kell számolnia.
Munkaügyi dokumentumok: lazuló szabályok
A megőrzési idő 2025. január 1-től módosult. A korábbi szabályozás értelmében (tehát a 2024. december 31. előtt keletkezett dokumentumok esetén) a munkáltatóknak a munkavállaló nyugdíjkorhatárának elérését követő 5 évig kellett megőriznie a foglalkoztatási és bérnyilvántartási dokumentumokat (a biztosítási jogviszonnyal összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat, mint például a bérjegyzék, vagy a jogviszony megszűnésekor kiállított igazolás). Ez a kötelezettség idén azonban megszűnt - és mivel ez a módosítás 2018. december 23-án került be a törvénybe (társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény), csupán cca. egy 6 éves időszakban keletkezett iratanyagot kell a nyugdíjkorhatár + 5 évig őrizni. Ezzel idéntől visszaállt a 2018. december 23-a előtti állapot, amikor nincs kötelező iratmegőrzési időtartam előírva.
Miért fontos mégis megőrizni ezeket az iratokat?
- Mert azok jogviták esetén (pl. a kereset összegét, vagy a foglalkoztatás időtartamát illetően) bizonyítékul szolgálhatnak.
- Mert munkaügyi, adóhatásági ellenőrzések során szükség lehet rájuk.
- Mert a nyugdíjjogosultság igazolásához is szükség lehet rá, ugyanis sajnos előfordulhat, hogy a társadalambiztosítási nyilvántartás nem teljeskörű.
Dátumok és a megőrzés kezdetének meghatározása
A megőrzési idő mindig a tárgyévet követő év január 1-jétől számítandó, függetlenül attól, hogy a vállalkozás indítás melyik évben történt.
Ha 2025-ben állítottál ki számlát, akkor a megőrzési idő 2026. január 1-jétől kezdődik. A megőrzési kötelezettség 2033. december 31-ig tart.
Fontos megjegyezni, hogy az adóhatóság ellenőrzése esetén az iratoknak azonnal hozzáférhetőnek kell lenniük. A digitális tárolás is elfogadható, de a dokumentumok olvashatóságát biztosítani kell.
A számviteli törvény szerint a megőrzési idő alatt az eredeti dokumentumokat vagy hiteles másolatokat kell tárolni.
Selejtezés és annak szabályai
A selejtezés csak a megőrzési idő lejárta után lehetséges. Előtte nem szabad megsemmisíteni a dokumentumokat.
Jegyzőkönyvet kell készíteni a selejtezésről. Ez tartalmazza a megsemmisített iratok listáját.
A selejtezési engedély szükséges lehet egyes dokumentumtípusokhoz. Ezt a hatóságtól kell kérni.
Az elektronikus dokumentumok törlésekor biztosítani kell a teljes megsemmisítést. A biztonsági másolatokról is gondoskodni kell.
A selejtezés időpontját rögzíteni kell. Ez fontos a későbbi ellenőrzések során.
Kivételes esetekben a megőrzési idő meghosszabbítható, például folyamatban lévő eljárások esetén.
A számlák tárolásának és archiválásának gyakorlati kérdései
A számlák megfelelő tárolása papír és elektronikus formában egyaránt szigorú szabályokat követ. A digitális archiválás speciális követelményeket támaszt a fájlformátumok és tárolási módok tekintetében, míg az adóhatóság ellenőrzései során biztosítanod kell a gyors hozzáférést.
Papíralapú és elektronikus számlák megőrzése
A papír alapú számlákat száraz, biztonságos helyen kell tárolnod. Kerüld a nedves helyiségeket és a közvetlen napfénynek való kitettséget!
Az eredeti papírszámlákat nem szabad kidobnod a megőrzési idő alatt. Ha beszkenneled őket, az eredeti dokumentumokat továbbra is meg kell őrizni.
Az elektronikus számlák esetében több másolatot készíts különböző tárolóeszközökön. Használj pendrive-okat, külső merevlemezeket vagy felhőalapú szolgáltatásokat.
Fontos tárolási elvek:
- Rendszeres biztonsági mentés
- Vírusvédelem használata
- Jelszóval védett mappák
- Dátum szerinti rendezés
Digitális archiválás szabályai
Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat a törvény szerint elektronikus formában kell megőrizni, ezzel kizárva az utólagos módosítás lehetőségét.
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról készített elektronikus másolatnak az elévülési időn belüli megőrzése is elegendő lehet, amennyiben a másolatkészítés olyan módon történik, ami biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, leolvashatóságát - és nagyon fontos szempontként: kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A digitális archiválás során PDF/A formátumot érdemes használni a hosszú távú megőrzéshez. Ez a formátum biztosítja, hogy a dokumentumok évek múlva is olvashatók legyenek.
Az elektronikus nyilvántartásodban minden számlának egyedi azonosítója legyen. Így könnyebb lesz megtalálni őket ellenőrzés során.
A fájlnevekben használd a kiállítás dátumát és a számla számát. Például: "2025-07-08_SZ-001.pdf".
Digitális követelmények:
- Olvasható minőség megőrzése
- Metaadatok tárolása
- Időbélyegző alkalmazása
- Adatintegritás biztosítása
Hol kell tárolni a számlákat
A megőrzést egy adóhatósághoz bejelentett helyen kell teljesíteni - jellemzően a vállalkozás székhelyén.
Adatszolgáltatás, ellenőrzés és hozzáférés biztosítása
Az adóhatóság ellenőrzése során 3 napon belül elő kell tudnod állítani a kért számlákat. Ezért fontos a jól szervezett könyvvezetés.
Készíts egy egyszerű táblázatot vagy használj könyvelőprogramot, online pénzügyi nyilvántartót (pl. Quick) a számlák nyomon követésére - de a legtöbb online számlázó is segítségedre van ebben.
Fontos, hogy kereshető legyen a számla száma, dátuma, összege - és amennyiben fizikai dokumentumról van szó, a pontos tárolási helye.
Hogyan célszerű tárolni a dokumentumokat, hogy gyorsan hozzáférj?
- Gyors keresési lehetőség
- Időrendi sorrendben való tárolás
- Elektronikus és papír formátum egyaránt
- Másolatok készítésének lehetősége
Az ellenőrzés során biztosítanod kell, hogy a nyilvántartásod naprakész legyen. Minden bejövő és kimenő számlát azonnal rögzíts a rendszerben.
Mindebben természetesen a könyvelőd segíteni fog, ne aggódj!