Hogyan alakítja át a könyvelést a digitalizáció?

A digitalizáció életünk minden területét egyre erőteljesebben áthatja. Így volt ez már a pandémia előtt is, azóta viszont turbó sebességre kapcsoltunk e téren. A szabályozói környezet is erőteljesen ebbe az irányba mutat: a COVID mellett a könyvelés digitalizációjának legerősebb hajtóereje maga a NAV volt. 

A könyvelő szakma jelentős átalakuláson megy keresztül: a digitális transzformáció sebességét a járvány mellett a NAV határozta meg, legutóbb az Online Számla adatszolgáltatás kapcsán, hamarosan pedig érkezik az eÁfa szolgáltatás. A könyvelőknek mindemellett rengeteg ad hoc feladattal kellett megküzdeniük, gondoljunk csak a COVID miatti mentességek, támogatások igénybevételére és elszámolására, vagy legutóbb az SZJA-visszatérítéshez kapcsolódó kérdés-cunamira. A NAV ráadásul kiterjedt ellenőrzésekben kezdett az adatszolgáltatások kapcsán, így ezen folyamatok gyorsaságán és a könyvelés átláthatóságán is segítene, ha az adatok minél teljeskörűbben állnának rendelkezésre digitálisan. 

Létezik-e digitális könyvelés? 

Sokszor visszatérő komment a könyvelői Facebook csoportokban, hogy “nincs olyan, hogy digitális könyvelés”. Annyiban igaza van a kommentelő könyvelőknek, hogy egyfajta kontrollra, a könyvelési adatok értelmezésére, “értő átnézésére” a jövőben is szükség lesz - azonban a “hagyományos könyvelői munka”, az adatrögzítés során a manuális munka okos automatizmuokkal minimalizálható. A digitális transzformáció, ahogyan azt egyre többen látják, lényegében azt jelenti, hogy az automatizmusok kiváltják a monoton feladatokat, és a könyvelők a magasabb hozzáadott értékű feladatokra tudnak fókuszálni. 

A munkakörök ennek megfelelően alakulnak át: manuális adatrögzítésre egyre kisebb szükség van, azonban egyre fontosabb lesz informatikai tudás. Erre a tudásra pedig két fronton van igazán szükség:

• egyrészt az automatizmusok monitorozása kapcsán: történt-e bármilyen fennakadás az adatfeldolgozás során, találkozott-e a “gép” olyan speciális helyzettel, aminek a kezelését meg kell tanítani még neki - ha igen, ezt megoldani, szükség esetén a fejlesztést menedzselni. A könyvelői tudás, az üzleti folyamatok ismerete mellett ezekben a munkakörökben tehát a technológiai tudás és a projektmenedzsment is megjelenik követelményként. 
• másrészt az ügyfelek révén rendelkezésre álló egyre hatalmasabb digitális adattömeg minél inkább automatikus feldolgozása és az ügyfél felé való interpretálása olyan módon, hogy az eredmény az ügyfelek számára magasabb szolgáltatási szintet képviseljen.
  

Ezek pedig helyenként már meghaladják a klasszikus könyvelői tudást, sokszor szinte inkább programozói tudást tesznek szükségessé. 

Mit nyerhetnek a digitalizációval a könyvelt vállalkozások? 

A vállalkozók is “digitalizálódnak”, ha másban nem is, de a COVID, illetve a NAV Online Számla adatszolgáltatási követelményeinek hatására már szinte minden vállalkozás e-számlát állít ki. 

A sikeres könyvelő-ügyfél együttműködéshez pedig nem elég a könyvelő digitális érettsége, az ügyfeleknek is meg kell tanulniuk használni bizonyos eszközöket és meg kell érteniük, hogy miért is hasznos számukra a digitalizáció. Ebben, bár a NAV is egyre inkább támogató szerepet igyekszik betölteni az elmúlt években, elsősorban mégiscsak a könyvelőkre támaszkodnak. 

Abban pedig, hogy a vállalkozók megértsék, micsoda lehetőségek rejlenek a digitalizációban, és egy digitálisan érett könyvelővel való együttműködésben, látniuk kell, hogy hogyan tudja mindez a napi munkáját támogatni. Megnyilvánulhat ez a segítség például egy likviditási terv formájában, amely a bejövő és kimenő számlák fizetési határidejei, illetve az áfa pozíció alapján előrejelzi, hogy hogyan is alakul várhatóan a vállalkozás pénzáramlása a következő időszakban. 

Hol lehet digitális könyvelőket találni? 

Ez az információ egzakt módon jellemzően nem érhető el se a könyvelők honlapján (amennyiben van honlapjuk), se a közösségi média felületein (amennyiben rendelkeznek ilyenekkel), de semmilyen szakmai szervezet oldalán (amennyiben tagjai bármely szakmai szervezetnek) se. Jó esetben elérhető információ a honlapon, hogy a könyvelő vállal online könyvelést, esetleg az ügyfél ERP rendszerében könyvelést is. Könyvelő keresés során azonban nehézkes és hatékonytalan is végigolvasni a Google első 2-3 oldalán szerelő könyvelőirodák honlapjait, esetleg a Facebook csoportban feltett kérdésre kapott kommentekben javasolt könyvelők oldalait - noha már az is biztató jel, ha egy könyvelőiroda elérhető az online térben, különösen, ha saját, igényes weboldala is van. 

Mi a Könyvelő-Netnél hiszünk a transzparenciában, így a regisztrált könyvelőink adatai között megtalálhajátok azt is, hogy rendelkeznek-e Arany, vagy Ezüst fokozatú Digitális Könyvelő Minősítéssel. A minősítő kérdőív pedig a használt eszközökön túl kitér a könyvelőiroda attitűdjeire is: hogyan szervezik a saját belső, illetve az ügyfelekkel kapcsolatos feladataikat, hogyan támogatják ügyfeleik vállalkozását (pl. releváns hírlevelek, riportok, amik segítségével a számok “megszólalnak”), vagy éppen hogyan kezelik, védik ügyfeleik adatait.