.jpeg)
A kérdés megválaszolásához először lépjünk egyet hátra. Önmagában az még nem érték a vállalkozó számára, ha a könyvelővel online lehet kapcsolatot tartani, aki aztán okos automatizmusok segítségével dolgozza fel az online rendelkezésre álló könyvelési anyagokat, amiket a digitális megoldások közti összeköttetéseknek köszönhetően nem is kell átküldeni neki, mert hozzáfér mindenhez - noha ezek nem elhanyagolható döntési szempontok.
Azonban a könyvelő hozzáállása az, ami ezeket az üres folyamatokat tartalommal és “emberrel” tölti meg: ez határozza meg, hogy hogyan támogatja a vállalkozást tanácsokkal, kalkulációkkal, riportokkal, mennyiben tud a könyvelő a vállalkozó pénzügyi-adózási kérdéseiben a szakmai támasza lenni.
Mert a digitális könyveléssel nem a könyvelő kiváltása a cél.
Arról nem is beszélve, hogy egyelőre az eszközök sem tartanak ott, hogy erre lehetőséget adjanak.
A digitális megoldások olyan eszközöket adnak a könyvelők kezébe, amelyek segítségével magasabb hozzáadott értékű szolgáltatást nyújthatnak - olyat, amiért a vállalkozó szívesen fizet magasabb díjat is, mert látja, hogy az valódi segítség számára, nem csak egy kötelezően kipipálandó kötelezettség.
A jó könyvelő az alábbi alapkövetelményeknek meg kell, hogy feleljen:
- dolgozzon szerződéssel és felelősségbiztosítással, saját ügyfélkapuján keresztül, titoktartással,
- legyen elérhető (munkaidőben): ha a telefont épp nem is tudja felvenni, legkésőbb másnap visszahív vagy emailt ír,
- legyen tisztában a vállalkozásodat érintő minden fontos szabályozással, különös tekintettel azokra a részletszabályozásokra, amik arra az iparágra/tevékenységre vonatkoznak, amelyben a vállalkozásod tevékenykedik.
Az alapkövetelmények mellett érdemes a könyvelő választás során figyelembe venni azt is, hogy milyen referenciákkal rendelkezik: voltak vagy vannak-e a Te vállalkozásodhoz hasonló ügyfelei, illetve ezek az ügyfelek mit mondanak róla. Mert hiába ajánlja a könyvelőjét bármelyik rokonod vagy ismerősöd, egy - például - őstermelőnek és egy online szolgáltatást nyújtó vállalkozásnak teljesen más ismeretekkel rendelkező könyvelőre van szüksége. Nincs olyan könyvelő, aki minden területhez egyformán értene, ez nem is elvárható.
Szóval akkor miért jó, ha digitális a könyvelő?
Ha csak a fent már említett, szűkebb értelemben vett könyvelés, illetve a könyvelési anyagok átadása digitálisan, okos automatizmusok segítségével történik, az óriási könnyebbséget jelenthet vállalkozónak és könyvelőnek egyaránt. Lassan pedig minden adott ahhoz, hogy a könyvelési anyagok online, automatikusan feldolgozásra kerüljenek: ugyan e-Áfa még nincs, de a NAV Online Számla rendszere működik, a vállalkozók egyre nagyobb hányada már csak online számlázót használ, lassan felállnak a PSD2 alapú banki infrastruktúrák is - vagyis majdnem minden anyag elérhető digitálisan.
Ha tehát a fenti szempontok teljesülnek, a könyvelő “digitális hozzáállása” és a megfelelő okos megoldások alkalmazása együtt olyan, magasabb szintű szolgáltatást eredményez, ami a vállalkozó számára tényleg érdemi hozzáadott értéket jelent.
“Digitális hozzáállás” alatt pedig nem csak a szűken vett könyvelési folyamat digitalizáltságát értjük, hanem azt is, hogy
- a digitális megoldásoknak köszönhetően a könyvelési anyagokból készült kalkulációkkal, riportokkal támogatja a könyvelt vállalkozásokat (pl. likviditás tervezés, áfa-pozíció előrejelzése, havi eredmény, költségszámítások, megtérülési mutatók stb.),
- használja a digitális megoldásokat a kommunikáció során is, tehát például hírlevelet küld az ügyfeleket érintő aktualitásokról.
Az ilyen könyvelők nagy eséllyel jelen vannak az online térben, saját honlappal és aktív online marketing tevékenységgel - ismerik és értik a célközönségüket és proaktívan tesznek azért, hogy az általuk elérni kívánt ügyfelek találják meg őket. Elsősorban vállalkozónak és nem szakembernek tekintik magukat: tudják, hogy ha magas szakmai színvonalú, ügyfél-központú szolgáltatást nyújtanak, akkor a lojális és elégedett ügyfeleik a könyvelési díjat szívesen kifizetik és viszik a jó hírüket az ismeretségi körükben, illetve a közösségi média és egyéb online felületeken is.
Az ilyen könyvelő igazi kincs, akit nagyon meg kell becsülni - ha ilyen könyvelővel dolgozol együtt, ezzel bizonyára egyetértesz.
Ha még nem találtad meg, hol keress digitális könyvelőt?
Ahogy feljebb is írtam, jellemzően online. Ugyan a honlap és a közösségi média jelenlét nem kapcsolódik szükségszerűen a digitális hozzáállású, ügyfélközpontú szolgáltatáshoz, érezzük, hogy ezek nélkül mégiscsak a suszter cipője lukas lenne. Az ilyen könyvelők felismerték, hogy akkor tudnak igazán hatékonyan működni, ha hasonló ügyfeleket szolgálnak ki: specializálódtak bizonyos típusú ügyfelekre. Ahhoz pedig, hogy proaktívan befolyásolni tudják, hogy ezek az ügyfelek találják meg, használja az online marketing eszköztárát: blogot ír, Instagram-csatornája van, TikTokon oszt meg videókat, elemzi a honlapja látogatottságát, esetleg hirdet is. Ebben segítünk mi is: a Könyvelő-Neten be tudják állítani, hogy milyen típusú ügyfelek találati listáján jelenjenek meg.
Ha tehát olyan könyvelőt látsz, aki a fenti felületeken elérhető, jó eséllyel digitális könyvelővel van dolgod - az alábbiakat azonban érdemes figyelembe venni a mérlegelés során.
5 + 1 tipp, hogyan ismerd fel a digitális könyvelőt
1. Megjelenik az online térben?
Ahogy írtam is, nem szükségszerűen függ össze egy jó minőségű honlap vagy egy szépen felépített Insta-profil a digitális könyveléssel, de az attitűdöt jól mutatja.
2. Vállal online könyvelést?
Ha online számlázót használsz, ne kérjen nyomtatva számlákat, sőt, emailben küldözgetést se. Ha rögtön kér könyvelői hozzáférést, hogy átemelhesse a szükséges adatokat a könyvelő programba, gyaníthatóan jó helyen jársz.
3. Online veszi át a könyvelési anyagokat?
Amit nem tud átemelni könyvelői hozzáféréssel (kézi számlák, külföldi számlák, stb.), azokat is egy biztonságos online tárhelyre / alkalmazásba kéri feltölteni scannelve, legyen ez például Google Drive, Dropbox, vagy Quick alkalmazás.
4. Hajlandó a szűken vett könyvelési feladatokon túl is segíteni?
Ez alatt azt értem, hogy ha egy digitális könyvelőt megkérsz arra, hogy rakjon össze egy évközi beszámolót Neked, esetleg segítsen megbecsülni, hogy a következő két-három hónapban hogyan alakul a vállalkozásod likviditása, vagy hogy segítsen meghatározni, hogy az online és a bolti értékesítés nyeresége hogyan viszonyul egymáshoz, akkor ezeket vélhetően gyorsan és szívesen megteszi. És nem csak azért, mert nagyon segítőkész, hanem mert ezeket pár kattintással előállítja a rendelkezésre álló adatok alapján.
5. Biztonságban vannak az adataid nála?
Ha a számlákat a freemail-es címére kéri, hogy küldd át neki, akkor kicsit kezdj gyanakodni. Amelyik könyvelő nagy mennyiségű adattal dolgozik, azokat biztonságban is szeretné tartani. Rendelkezik adatvédelmi nyilatkozattal, ami a honlapján is elérhető - de szerződéskötéskor is rendelkezésedre bocsátja.
+1. Rendelkezik Arany vagy Ezüst fokozatú Digitális Könyvelő Minősítéssel?
A Könyvelő-Net csapata a számlázz.hu PARK szakértőivel közösen álmodta meg és hozta létre a digitalizációs zsinórmértéket, a Digitális Könyvelő Minősítést. A minősítés közel egy éve érhető el és jelen pillanatig mintegy 200 könyvelőiroda minősítette már magát. A teszt során nem csak a szűken vett könyveléssel kapcsolatosan kell válaszolni a kérdésekre, hanem az összes fenti pontban felsorolt szempont megjelenik. Azok a könyvelők, akik elérték az Arany vagy Ezüst minősítéshez elegendő pontszámot, minden szempont mentén kimagaslóan teljesítettek: a marketing, a kommunikáció, a feladatszervezés, a dokumentumkezelés, a könyvelés és az adatkezelés terén is.