A könyvelőd azt mondja, a raktáradban álló áru érték. A mérlegben az aktivák között szerepel, szép nagy szám, jól mutat. Csakhogy a vállalkozói valóságban a készlet nem mindig ugyanaz, mint a mérlegben. Ami papíron eszköz, az a hétköznapokban gyakran lekötött tőke, lassan forgó árutömeg, vagy egyszerűen pénz, ami áll a polcon. Nézzük meg, mikor fordul át a készlet értékből költséggé, és mit tudsz ezzel kezdeni.
Miért tűnik értéknek?
A számvitel logikája egyszerű: amit megvettél és még nem adtál el, az a vállalkozás vagyona. A könyvelésben ez beszerzési áron, FIFO vagy súlyozott átlagáras módszerrel kerül nyilvántartásra, és a mérlegben az eszközök között szerepel. Ha 10 millió Ft értékben van árud a raktárban, akkor papíron 10 millió Ft-tal gazdagabbnak tűnik a céged - természetesen ezzel szemben vagy az eszközökön belül a pénzeszköz állomány csökkent ennyivel, vagy a forrás oldalon van egy ekkora összegű hitel. A szám nem hazudik, csak épp addig a pillanatig érték, amíg el is tudod adni annyiért, amennyiért a könyvelésben szerepel. Akár egyéni vállalkozóként, akár Kft-vel dolgozol, a logika ugyanaz: a mérleg egyenlege és a valós piaci érték nem mindig esik egybe.
Mikor válik költséggé?
Az alábbi esetekben a készlet már nem eszköz, hanem teher:
- Lassan mozgó készlet. Ha egy termékből évente 1-2x fogy, minden raktáron álló darab tőkét köt le. A pénzed nem tud dolgozni, mert a polcon ül.
- Elfekvő, halott készlet. Amikor egy tétel egyáltalán nem mozog, csak foglalja a helyet. Ha 200 darab olyan árud van, amiből az utolsó 12 hónapban 3-at adtál el, az nem érték, hanem pénz, ami áll.
- Lejárt vagy lejáráshoz közeli termék. Élelmiszer, kozmetikum, gyógyszer, vegyiáru. A lejárati idő egy pontján a készletérték drasztikusan csökken, végül nullára esik.
- Szezonon kívüli áru. A téli dzseki márciusban papíron még ugyanannyit ér, csak épp senki nem veszi meg teljes áron. Vagy raktározol egy évet, vagy leárazod.
- Divat- vagy trendfüggő értékvesztés. Elektronikai cikkek, telefonkiegészítők, divatruházat. Amit tavaly még 15 ezerért adtál el, ma 6 ezerért is ott ragad.
- Raktározási költségek. A bérleti díj, a munkaerő, a biztosítás, a leltározás, a selejtezés mind pénzbe kerül. Minden hónap, amit egy termék plusz a polcon tölt, csökkenti a rajta elérhető valós hasznot.
Miért nem látod ezt a könyvelőprogramban?
A könyvelőszoftver tökéletesen elvégzi a dolgát: forintban kimutatja, mennyi készleted van, mennyivel nőtt vagy csökkent az állomány, és a mérlegbe is beilleszti. Csak épp azokra a kérdésekre nem válaszol, amelyekre a napi üzleti döntéshez szükséged lenne:
- Korosítás. Mikor került be egy adott tétel a raktárba? 3 hónapja vagy 3 éve?
- Forgási sebesség. Azaz: egy termék hány nap alatt fogy el a raktárból, és mennyi átlagos készletet kötsz le rajta?
- ABC-elemzés. Melyik az a 20% termék, ami a forgalom 80%-át adja, és melyik az a 20%, amit szinte sosem kérdeznek?
- Halott készlet riport. Mi az, ami 6 vagy 12 hónapja egyszer sem mozdult?
- Készlet-lekötött tőke. Mennyi készpénzed fekszik adott pillanatban az árukban?
Ezeket a riportokat nem a könyvelőprogram adja, hanem egy vállalatirányítási rendszer készletmodulja. A magyar piacon ilyen rendszer például a WinNER, amelyet főként nagykereskedők, gyártók és borászatok használnak. Ha több ezer cikkszámmal dolgozol és kinőtted a számlázóprogram + Excel kombót, érdemes elindulnod ebbe az irányba. Nem feltétlenül kell azonnal nagy rendszerre váltanod, de azt tudnod kell, hogy a könyvelés egyenlege és a készletedről alkotott üzleti kép nem ugyanaz.
Mit kezdj vele?
Nem kell nagy rendszerre ugranod ahhoz, hogy holnaptól másképp nézz a raktáradra. Néhány lépés, amivel el tudsz indulni:
- Havi készletszemle. Fizikai vagy riportalapú. Listázd ki, mi nem mozdult az elmúlt 3, 6, 12 hónapban.
- Lassú tételek újraárazása. Amit 6 hónapon belül nem adsz el teljes áron, azt akciózd. A beragadt 10 ezer Ft jobb, mint a polcon álló 15 ezer.
- Selejtezés dokumentálása. A valóban eladhatatlan árut ki kell vezetni. Ebben a könyvelőd segít, és adózási szempontból is fontos, hogy szabályosan történjen.
- Beszerzési politika. Inkább kevesebb, gyakrabban. A nagy tételű rendelés csak akkor éri meg, ha biztosan el is tudod adni elfogadható idő alatt.
- Negyedéves korosítási riport. Vezess be egy egyszerű kimutatást arról, mennyi ideje van nálad az adott árucikk. Ha nincs hozzá dedikált szoftvered, Excelben is el lehet indulni.
-
Összegzés
A készletet nem azért tartod, hogy legyen, hanem hogy forogjon. A jó könyvelő pontosan látja a mérlegben szereplő egyenleget, és ez fontos. Csak épp a napi üzleti döntéshez ennél mélyebb rálátásra van szükséged: mi mozog, mi áll, min keresel és min veszítesz. Ha még nincs olyan könyvelőd, aki ezekben is tud veled gondolkodni, találd meg a hozzád illőt a Bookkeepie-n - ha pedig kíváncsi vagy, mire számíts, nézd meg a hazai könyvelési díjakat is. Ha a raktári oldal kezd kinőni az Excel-táblákból, akkor is ideje egy szinttel feljebb lépni.