Ha az elmúlt hetekben, hónapokban vállalkozóként vagy könyvelőként úgy érezted, hogy az AVDH (Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítés) kivezetése totális káoszt és bizonytalanságot okozott, ne aggódj, nem vagy egyedül. Akik nap mint nap ezzel dolgoznak, pontosan tudják, hogy ahány embert megkérdezel, annyiféle, sokszor ellentmondásos választ kapsz.
Összegyűjtöttük 6 pontban, hogy pontosan tudd, mi a teendőd a digitális aláírások útvesztőjében.
1. Az új FEDOR nem az AVDH utódja, hanem egy sokkal gyengébb megoldás
Ha Te még nem hallottál a FEDOR-ról, kezdjük ezzel: a Dáp tv. végrehajtási rendelete 2025. november 1-től bevezette a felhasználó dokumentumhoz rendelése szolgáltatást (FEDOR). Ez az e-Papír szolgáltatásba integrálva elméletileg ugyanazt nyújtja, mint az AVDH korábban:
- a DÁP-os eAzonosítással vagy Ügyfélkapu +-os belépéssel azonosított felhasználó „dokumentumhoz rendeléséről” állít ki egy igazolást, és
- ezt az igazolást a hitelesíteni kért dokumentummal együtt ellátja minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel és minősített időbélyegzővel hitelesíti.
Viszont ezzel a felhasználó nem hoz létre aláírást, hanem „megkéri” a szolgáltatót, hogy a hitelesített üzenetküldő alkalmazáson keresztül beadott nyilatkozatát „rendelje hozzá” és bélyegezze le.
Miért nem ugyanaz mégsem?
Sokan azt hiszik, hogy a FEDOR (Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése) szolgáltatás ugyanaz, mint az AVDH, csak más néven. Ez viszont egy hatalmas tévhit. Nem csak technikailag, hanem jogilag is teljesen más a helyzet, és egy esetleges vita során ez milliókba kerülhet.
Az AVDH-val „teljes bizonyító erejű magánokirat” jött létre, ami a szerződések és magánjogi ügyek világában kulcsfontosságú. Ezzel szemben a FEDOR csak „hitelességet” ad, ami egy közigazgatási jogi kategória, és azt feltételezi, hogy a dokumentum tartalma nem változott a hitelesítés óta. Ez egy hivatalos beadványhoz talán elég, de egy üzleti szerződésnél, ahol a bíróság előtt kell bizonyítani, ez kevés.
További lényeges különbség, hogy a FEDOR esetében a dokumentum egy felhasználóhoz kerül hozzárendelésre: a DÁP vagy Ügyfélkapu+ fiók tulajdonosához, ami minden esetben egy természetes személy. Jogi személyhez (céget, civil szervezetet) tehát nem lehet hozzárendelni így a dokumentumot.
2. Az ingyenes állampolgári aláírásod (DÁP) üzleti célra nem használható
Sokan gondolják, hogy a Díjmentes Állampolgári Hitelesítő Szolgáltatás (DÁP) keretében igényelhető minősített elektronikus aláírás jó megoldás céges ügyintézésre is. Ez viszont jelen állás szerint tilos és érvénytelen. A DÁP aláírást kizárólag magánszemélyként, a saját személyes ügyeid intézésére használhatod. Üzleti célra – akár cégvezetőként, képviselőként vagy egyéni vállalkozóként – a DÁP nem használható.
Miért nem lehet jogi személy képviselőjeként vagy egyéni vállalkozóként aláírni DÁP aláírással?
Az uniós jog (az eIDAS rendelet) alapján a tagállamok által ingyenesen nyújtott elektronikus aláírás-szolgáltatás csak olyan természetes személyek részére szolgálhat, akik saját nevükben járnak el magáncélú ügyben. A tagállam tehát nem biztosíthat állami ingyenes aláírást olyan körben, amely vállalkozások, cégek részére versenytorzító módon működne. Magyarországon az ingyenes DÁP eAláírás szolgáltatás is e korlátozás szerint működik: kizárólag magánszemélyeknek, magáncélú ügyekhez.
3. Nem kell minden cégedhez külön, drága aláírást venned
Itt egy jó hír, ha több céged is van: nem kell minden egyes vállalkozáshoz külön minősített elektronikus aláírást venned.
Egyetlen, piaci szolgáltatótól beszerzett minősített aláírási tanúsítványt több céghez is bejegyeztethetsz a cégnyilvántartásba, ha te magánszemélyként mindegyik cégben képviseletre jogosult vagy. Ez azonban nem automatikus, ehhez ügyvéd segítsége és egy egyszerű változásbejegyzési eljárás szükséges. Ezzel jelentős költséget és adminisztrációs terhet spórolhatsz meg.
4. A kinyomtatott dokumentum elveszti a hitelességét
Az egyik leggyakoribb és legnagyobb hibát az jelenti, ha egy elektronikusan aláírt dokumentumot kinyomtatsz. Sokan azt gondolják, hogy a papír azért kell, mert úgy „van meg fizikailag” is. Ez viszont teljesen félrevezető.
Ha egy szerződést elektronikusan aláírtok, majd az egyik fél kinyomtatja és még tollal is aláírja, azzal pont azt a bizonyító erőt veszíti el a dokumentum, amit az elektronikus aláírás adott neki. Az ilyen irat csak elektronikus formában érvényes, és ebben a formában bármennyi példányban eredeti marad.
5. Nem Veled van a baj: még a hivatalok is össze vannak zavarodva
Ha Te is frusztrált vagy a zavaros tájékoztatás és össze-vissza eljárások miatt, nyugodj meg, ez nem csak a Te problémád. A helyzet rendszerszintű: még a hatóságok sem mindig tudják, mi a pontos eljárás.
Szakértők szerint a hivatalok ügyfélszolgálata gyakran segít értelmezni az ellentmondásos információkat, amiket maguktól a hivataloktól kapnak az ügyfelek. Egy kormányhivatali tájékoztató például a jogszabály hatályba lépése előtt alig 10 nappal még csak annyit tudott mondani, hogy „előzetes információink alapján” a FEDOR nem használható céges ügyintézésre. Ez a bizonytalanság sajnos áthatja az egész rendszert, és így a vállalkozók és könyvelők egyszerűen nem tudják, kinek higgyenek.
6. A jövő digitális, de a jelen egy előrelátható kudarc eredménye
Ez a káosz nem véletlen, hanem évek óta tartó mulasztás következménye. A szakértők szerint a mostani helyzet jól megmutatja, hogy a digitalizáció nem megy csak úgy, hogy jogszabályokat írunk.
Már évekkel ezelőtt lehetett tudni, hogy az AVDH-t ki fogják vezetni, de az átálláshoz nem biztosítottak sem elég forrást, sem elég széleskörű oktatást. Az ország digitális felkészültsége alacsony – ezt mutatja az EU DESI indexe, és az is, hogy még mindig 300.000 nyomógombos telefon van használatban, amikre nem lehet modern hitelesítési alkalmazásokat telepíteni.
Ez az átmeneti időszak fájdalmas, de sajnos elkerülhetetlen lépés a papír alapú világból a teljesen digitális, hatékony ügyintézés felé.
Összegzés
Lehet, hogy most kaotikusnak tűnik a helyzet, de az irány egyértelmű: a minősített elektronikus aláírások üzleti használata elkerülhetetlen. Hosszú távon ez hozza el a valódi hatékonyságot, gyorsabb ügyintézést és a papírmentes irodát. A mostani átállás egy befektetés a jövőbe.
Most ugyan terhet jelent a vállalkozásoknak, de a cél világos: papírmentes és hatékony ügyintézés. Te készen állsz végleg elengedni a papírt, vagy a digitális szakadék áldozata leszel?