Country / ország
hu
Dia
October 9, 2023
Contabilitatea este o muncă bazată pe încredere, iar contabilul are o înțelegere profundă a afacerii, ceea ce face ca schimbarea contabilului să nu fie o decizie ușoară. Nu este simplu să iei această decizie, să rupi legăturile cu contabilul anterior și să stabilești o colaborare cu un nou contabil. Uneori, este recomandat să iei această decizie, iar alteori este inevitabil.
În ce cazuri ar putea fi recomandată sau inevitabilă schimbarea contabilului?
Poate fi recomandată să iei în considerare schimbarea contabilului în următoarele cazuri:
Conform unui studiu realizat de Bookkeepie, 33% dintre respondenți lucrează cu contabilii lor de mai mult de 5 ani (cel mai lung termen fiind de 29 de ani), iar 31% lucrează cu aceiași contabili de 3-5 ani. Cu toate acestea, 44% dintre ei au evaluat satisfacția lor cu contabilii actuali la 3 sau mai puțin pe o scară de la 1 la 5.
Acest lucru sugerează că schimbarea contabilului este o decizie grea pentru companii/antreprenori, dar atunci când găsesc contabilul potrivit, aduce beneficii pe care doresc să le experimenteze pe termen lung.
Prin urmare, la selectarea unui contabil, merită să fii foarte atent, iar în articolul "Ce face un contabil bun și cum să îl alegi?" am oferit orientări în acest sens.
Când este cel mai potrivit moment să faci schimbarea contabilului?
Dacă un director de companie decide să schimbe contabilul, o altă întrebare delicată este momentul potrivit.
Dacă este posibil, ar fi bine să aștepți încheierea anului fiscal, începutul noului an fiscal, astfel încât responsabilitățile să fie clar definite. Aceasta este perioada în care majoritatea companiilor își încheie anul fiscal, de obicei între 31 decembrie și 1 ianuarie, deci ar trebui să încerci să prognozezi cât mai aproape de începutul anului.
Un contabil precis, care lucrează în mod riguros și documentează bine, poate facilita trecerea la un alt contabil fără probleme, dar din păcate absența acestor caracteristici este deseori motivul schimbării și de obicei în condiții nu tocmai plăcute. Cu toate acestea, credem că, asemenea altor decizii dificile și amânate mult timp, aceasta va aduce o ușurare semnificativă.
Desigur, pot exista situații în care schimbarea contabilului nu poate fi amânată (contabilul a făcut o eroare gravă) sau în care contabilul propune rezilierea contractului datorită unor circumstanțe neprevăzute.
Dacă schimbarea are loc în timpul anului fiscal, ar fi bine să te străduiești să o faci înainte de 30 iunie, sau cel puțin după închiderea unui trimestru sau a unei luni. Dacă, din orice motiv, nu este posibil acest lucru, poate aduce dificultăți atât contabilului anterior, cât și celui nou, și, prin urmare, o clarificare a responsabilităților este crucială.
Sfat: În cazul schimbării în timpul anului, dacă nu a trecut mult timp din exercițiul financiar sau nu au fost generate multe documente contabile, ar putea fi util să recontabilizezi exercițiul financiar cu noul contabil. De obicei, acest lucru implică costuri suplimentare pentru client și, de obicei, este realizat în cazul schimbării datorită unor erori grave.
Procesul de schimbare a contabilului
Schimbarea contabilului nu are un proces definit în legislație, dar pașii importanți trebuie urmați întotdeauna:
După ce ai efectuat cercetări suficiente și ai găsit un contabil potrivit și ai convenit cu el asupra termenilor viitoarei colaborări, trebuie să anunți în avans contabilul actual că dorești să faci o schimbare. Trebuie să ții cont de termenul de notificare prevăzut în contract (de obicei 1-3 luni, dar depinde și de faptul dacă notificarea este regulată sau cu efect imediat) și să anunți intenția de schimbare a contabilului.
Este important ca contabilul să aibă suficient timp - de obicei cel puțin o lună, dar în anumite situații poate fi necesar mai mult timp - pentru a închide cazurile nerezolvate și pentru a pregăti transferul documentelor, astfel încât procesul de schimbare să decurgă mai ușor, iar responsabilitățile să fie clare.
Despre timpul necesar și despre tariful pentru pregătirea documentelor de transfer, precum și despre ultimul tarif de contabilitate, ar trebui să discuți cu contabilul curent.
Indiferent din ce motiv are loc schimbarea contabilului, întotdeauna merită să încerci să ajungi la o înțelegere comună în ceea ce privește rezilierea contractului, deoarece colaborarea simplifică procesul pentru ambele părți și, în plus, este de mare ajutor în cazul unei eventuale revizii care implică și perioada anterioară gestionată de contabilul anterior.
În continuare, poți acorda noului contabil autorizația de a accesa datele firmei tale pe platforma electronică și accesul la alte resurse necesare pentru contabilitate. Contractul cu noul contabil ar trebui să fie foarte detaliat în ceea ce privește conținutul.
Unul dintre cele mai critice momente ale schimbării contabilului este transferul documentelor contabile. Este responsabilitatea ta să faci acest transfer atât către contabilul anterior, cât și către cel nou. Procesul nu este reglementat de lege, dar multe birouri de contabilitate au propriul regulament intern și/sau acest aspect este reglementat în contract.
Deoarece ambele contabile au încheiat un contract cu tine și fiecare este responsabil doar pentru perioada gestionată de el, trebuie să ai grijă să faci această transmitere corect. Este deosebit de important să primești toate documentele de la contabilul anterior (formulare strict numerotate, minute scrise, extrase de la cartea mare, dosare, analize contabile, documente de contabilitate, extrase din conturi fiscale, documente de muncă, rapoarte, documente de bază ale firmei) și poate fi util să ceri o scurtă descriere a cazurilor în curs de desfășurare.
De asemenea, poate fi util să ceri noului contabil să verifice documentele primite (de exemplu, pentru a verifica corectitudinea datelor privind obiectele de valoare, cererile, obligațiile) și, dacă găsește probleme, să le rezolve, eventual cu ajutorul contabilului anterior.